Política de Privacidad y Protección de Datos

1. Alcance

Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de Codebini, como responsable del tratamiento de Datos Personales en Colombia.

Esta política se rige por la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios (Decreto 1377 de 2013, Decreto 1727 de 2009) y demás normas que las modifiquen o sustituyan.

2. Identificación del Responsable del Tratamiento

3. Definiciones

Para efectos de esta política, se entiende por:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
• Aviso de Privacidad: Comunicación dirigida al Titular para informarle sobre la existencia de las Políticas de Tratamiento aplicables y las finalidades del Tratamiento.
• Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
• Clientes: Persona natural o jurídica con la cual Codebini tiene una relación comercial.
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables (nombre, cédula, dirección, correo electrónico, teléfono, etc.).
• Dato Sensible: Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (origen racial/étnico, orientación política, convicciones religiosas, afiliación sindical, salud, vida sexual, datos biométricos, etc.).
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable.
• Responsable del Tratamiento: Codebini, como entidad que decide sobre la Base de Datos y el Tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación sobre Datos Personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia: Envío de datos personales a un receptor que es Responsable del Tratamiento, dentro o fuera de Colombia.
• Transmisión: Comunicación de datos a un Encargado para que realice el Tratamiento por cuenta del Responsable.

4. Principios Aplicables al Tratamiento de Datos

Codebini aplicará los siguientes principios en el Tratamiento de Datos Personales:

5. Información que Recopilamos

5.1 Información que Proporcionas Directamente

• Nombre completo y datos de contacto
• Documento de identidad
• Dirección de correo electrónico
• Número de teléfono
• Información de la empresa u organización
• Detalles del proyecto y requerimientos técnicos
• Información financiera y de facturación

5.2 Información Recopilada Automáticamente

• Dirección IP y datos de ubicación geográfica
• Tipo de navegador y dispositivo
• Páginas visitadas y tiempo de permanencia
• Datos de uso y comportamiento en el sitio
• Información de cookies y tecnologías similares

6. Finalidad del Tratamiento de Datos Personales

Codebini, como Responsable del Tratamiento, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales para las siguientes finalidades:

6.1 Finalidades Generales

• Desarrollar la operación de Codebini, incluyendo servicio al cliente y atención de PQRS
• Permitir la participación en actividades de mercadeo y promocionales
• Evaluar la calidad del servicio y realizar estudios de mercado
• Controlar el acceso a oficinas y establecer medidas de seguridad
• Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos
• Contactar vía correo electrónico, teléfono o cualquier otro medio autorizado
• Transferir información a distintas áreas de Codebini y compañías vinculadas
• Atender requerimientos judiciales o administrativos
• Registrar datos en sistemas de información y bases de datos

6.2 Finalidad Respecto a Clientes

• Cumplir obligaciones contraídas al adquirir productos o servicios
• Enviar información sobre cambios en condiciones de servicios
• Enviar información sobre ofertas relacionadas con nuestros servicios
• Fortalecer relaciones mediante envío de información relevante
• Determinar obligaciones pendientes y consultar información financiera
• Mejorar, promocionar y desarrollar productos o servicios
• Capacitar vendedores y agentes en gestión comercial

6.3 Finalidad Respecto a Empleados

• Administrar procesos de selección y vinculación de personal
• Desarrollar actividades de gestión de Recursos Humanos
• Realizar pagos de nómina, prestaciones sociales y liquidaciones
• Contratar beneficios laborales con terceros
• Notificar a contactos en caso de emergencias
• Coordinar desarrollo profesional y acceso a recursos informáticos

6.4 Finalidad Respecto a Proveedores

• Invitar a participar en procesos de selección y eventos
• Evaluar cumplimiento de obligaciones
• Registrar en sistemas de Codebini
• Procesar pagos y verificar saldos pendientes

7. Derechos de los Titulares

Los Titulares de Datos Personales tienen los siguientes derechos:

• Conocer: Los Datos Personales sobre los cuales Codebini realiza Tratamiento
• Actualizar: Solicitar que sus datos sean actualizados cuando sean parciales o inexactos
• Rectificar: Solicitar corrección de datos incompletos o que induzcan a error
• Solicitar Prueba: De la autorización otorgada para el Tratamiento
• Ser Informado: Del uso que se ha dado a sus Datos Personales
• Presentar Quejas: Ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones
• Revocar Autorización: Y solicitar supresión de datos (salvo obligaciones legales o contractuales)
• Acceder Gratuitamente: A sus Datos Personales objeto de Tratamiento

7.1 Ejercicio de Derechos

Los derechos pueden ser ejercidos por:

• El Titular directamente
• Sus causahabientes (acreditando tal calidad)
• El representante o apoderado del Titular (acreditando representación)
• Por estipulación a favor de otro o para otro

8. Deberes de Codebini como Responsable

Codebini tiene presente que los Datos Personales son propiedad de las personas y cumplirá con los siguientes deberes:

• Garantizar el derecho de hábeas data en los Tratamientos de datos
• Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el Titular
• Informar al Titular sobre las finalidades de la recolección
• Conservar la información en condiciones de seguridad
• Actualizar la información cuando sea necesario
• Rectificar datos cuando sean inexactos
• Tramitar consultas y reclamos según procedimientos establecidos
• Informar al Titular sobre el uso dado a sus datos cuando este lo solicite
• Informar a solicitud del Titular sobre el Tratamiento realizado
• Cumplir las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio

9. Autorización del Titular

Codebini solicitará autorización previa, expresa e informada a los Titulares sobre los Datos Personales que requiera tratar. Esta autorización puede otorgarse mediante:

• Por escrito: Diligenciando formato de autorización
• De forma oral: En conversación telefónica o videoconferencia
• Conductas inequívocas: Aceptación de Términos y Condiciones
• Medios electrónicos: Aceptación en formularios web

IMPORTANTE: En ningún caso Codebini asimilará el silencio del Titular a una conducta inequívoca de autorización.

10. Tratamiento de Datos Sensibles

El Tratamiento de Datos Sensibles está prohibido por ley, salvo autorización expresa, previa e informada del Titular. Cuando se requiera tratar datos sensibles, Codebini informará al Titular:

• Que no está obligado a autorizar el Tratamiento de datos sensibles
• Cuáles datos serán objeto de Tratamiento y la finalidad
• Las medidas de seguridad y confidencialidad implementadas

Codebini tratará los datos sensibles bajo estándares de seguridad correspondientes a su naturaleza, implementando medidas administrativas, técnicas y jurídicas.

11. Tratamiento de Datos de Niños, Niñas y Adolescentes

Conforme al Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, Codebini solo realizará Tratamiento de datos de menores cuando:

• Responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes
• Asegure el respeto de sus derechos fundamentales
• Se obtenga autorización del representante legal del menor
• Se garantice el derecho del menor a ser escuchado

12. Procedimientos para Atención de PQRS

12.1 Canales de Atención

Los Titulares pueden ejercer sus derechos a través de:

• Correo electrónico: hola@codebini.com
• WhatsApp: +57 315 553 3324
• Formulario de contacto: www.codebini.com/#contacto
• Comunicación escrita a nuestra sede en Ipiales, Colombia

12.2 Procedimiento para Consultas

• El Titular puede consultar sus datos en cualquier momento
• Debe acreditar su identidad o la de su representante
• La consulta debe incluir: nombre, dirección de contacto, datos a consultar
• Si está incompleta, se requerirá subsanar en 5 días
• Término de respuesta: 10 días hábiles (prorrogables 5 días más)

12.3 Procedimiento para Reclamos

• Debe acreditar identidad del Titular o representante
• Debe contener: nombre, domicilio, descripción clara de datos y solicitud concreta
• Si está incompleta, se requerirá subsanar en 5 días
• Se incluirá leyenda "reclamo en trámite" en 2 días hábiles
• Término de respuesta: 15 días hábiles (prorrogables 8 días más)

13. Seguridad de la Información

Codebini implementa medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para proteger los Datos Personales:

Medidas Implementadas:

• Cifrado SSL/TLS para transmisión de datos
• Controles de acceso estrictos
• Auditorías de seguridad regulares
• Copias de seguridad periódicas
• Capacitación del personal en protección de datos
• Contratos con proveedores que garantizan seguridad

La obligación de Codebini se limita a disponer de los medios adecuados. No garantizamos seguridad total ni nos responsabilizamos por fallas técnicas o accesos indebidos por parte de terceros.

13.1 Información Obtenida en Forma Pasiva (Cookies)

Al utilizar nuestro sitio web, podemos recopilar información mediante cookies sobre hardware, software, dirección IP, navegador, páginas visitadas, etc. El usuario puede configurar las cookies según las opciones de su navegador.

14. Transferencia y Transmisión de Datos

Codebini podrá revelar Datos Personales cuando:

• Se trate de contratistas en ejecución de contratos
• Por transferencia a empresas filiales y/o proveedores
• Sea requerido por autoridades competentes
• Exista autorización del Titular

Cuando se transfieran datos a Encargados fuera de Colombia, se establecerán cláusulas contractuales que incluyan:

• Alcances y finalidades del tratamiento
• Actividades que realizará el Encargado
• Obligaciones del Encargado respecto del Titular
• Deber de proteger adecuadamente los datos
• Medidas de seguridad concretas

15. Política de Cookies

Utilizamos cookies y tecnologías similares para mejorar la experiencia del usuario. Para más información, consulta nuestra Política de Cookies.

16. Contacto y Consultas

Si tienes preguntas sobre esta Política de Privacidad o deseas ejercer tus derechos:

Nos comprometemos a responder en los plazos establecidos por la ley (10 días hábiles para consultas, 15 días hábiles para reclamos).